برای اینکه انجام منظم فعالیتهای کمفایده را با استفادهی بهینه از زمان برای دستیابی به اهداف مهماشتباه نگیریم، معمولاً بر این نکته تأکید میکنند که Task Management (مدیریت وظایف) بخش مهمی از Time Management (مدیریت زمان) است و کسی میتواند زمان خود را به خوبی مدیریت کند، که نسبت به اولویت بندی وظایف خود، دقیق و حساس باشد.
ماتریس آیزنهاور ابزار دیگری برای اولویت بندی کارها است که در آن به تفکیک ضرورت زمانی و ضرورت استراتژیک توجه شده است.
علاوه بر عنوان ماتریس آیزنهاور، گاهی نامهای ماتریس استیون کاوی و همچنین ماتریس اهمیت و فوریت نیز برای آن بهکار میرود. چون طرح این ابزار توسط استیون کاوی در کتاب هفت عادت، نقش مهمی در رواج یافتن آن داشته است.
برای اولویت بندی کارها در ماتریس آیزنهاور، پیش از قرار دادن هر فعالیتی در برنامههای خود، باید آن را از دو جهت بررسی کنیم:
کارهای مهم، اغلب به هدفهای ما مربوط هستند.
کارها و فعالیتهایی که انجام آنها ما را به هدفهایمان نزدیک میکند و بیتوجهی به آنها میتواند مشکلاتی جدی و عمیق، با اثراتی نسبتاً طولانی برایمان ایجاد کند.
این کارها معمولاً به صورت مستقیم یا غیرمستقیم به خواستهها و هدفهای کلان و ارزش های زندگی ما مربوط میشوند.
تأکید بر این نکته نیز لازم است که: به علت شخصی بودنِ هدفها و ارزشها، ممکن است کاری که شما آن را مهم تلقی میکنید، ممکن است از نظر فرد دیگری مهم محسوب نشود.
موارد زیر، نمونههایی از کارهایی هستند که میتوانند برای برخی افراد، اهمیت بالایی داشته باشند:
این کار یا فعالیت، تا چه حد نیازمند توجه در همین لحظه است؟
آیا اگر همین لحظه (یا در همین لحظات و ساعتهای پیش رو) به آن توجه نکنم، دردسرساز میشود و تبعات بدی برایم خواهد داشت؟
آیا مهلت زمانی کاملاً قطعی و مشخصی برای این کار وجود دارد که الان هم به آن نزدیک شدهام؟
آیا اگر این کار را در این لحظه انجام ندهم، فرصت انجام آن را بهکلی از دست میدهم؟
کارهای زیر، ممکن است برای شما، مصداق کارهای فوری محسوب شوند:
بر این اساس، میتوان هر فعالیت را به یکی از چهار دستهی زیر تخصیص داد:
اینکه کارها را به چهار دسته تقسیم کنیم، به خودیِ خود، خاصیت و کارکردی ندارد. مهم این است که بر اساس این تقسیمبندی، با کارها و فعالیتهای هر یک از این چهار دسته، به شکل متفاوتی برخورد کنیم.
چارچوب زیر، یکی از رایجترین الگوهای مدیریت فعالیتها در ماتریس اهمیت و فوریت است:
نمایش کامل این مطلب برای کاربران آزاد متمم انجام میشود.
ثبت نام به عنوان کاربر آزاد متمم، سریع و رایگان است و کافی است برای خودتان نام کاربری و رمز عبور تعریف کنید.
شما با ثبت نام به عنوان کاربر آزاد، به درسهای مختلفی (از جمله: استعدادیابی، سبک زندگی،هوش کلامی، افعال پرکاربرد انگلیسی، مهارتهای ارتباطی و پاراگراف فارسی) دسترسی پیدا خواهید کرد.
این کارها، بیشترین اولویت را دارند و باید سریع انجام شوند. به عبارت دیگر، از منظر مدیریت منابع، باید منابع خود را پیش از هر چیز، به این کارها تخصیص دهید.
ضمناً به خاطر داشته باشید که هر چه در زمینههای زیر بیشتر وقت بگذارید، باید این بخش از فعالیتهای شما، سبکتر شود و کارهای کمتری در این دسته قرار گیرد:
به عبارت دیگر، بخش مهمی از کارهایی که به سطحِ مهم و فوری میرسند، زمانی میتوانستهاند در سطح مهم اما غیرفوری باشند.
اما به علت پیشبینیها و برآوردهای نادرست شما یا ضعف نظم درونی (تلاش برای طفره رفتن از آن کارها)، امروز در دستهی مهم و فوری قرار گرفتهاند.
البته این ادعا الزاماً دربارهی همهی کارهای فوری و مهم مصداق ندارد؛ مثلاً با تصادف یکی از دوستان نزدیک شما در خیابان، مجموعهای از کارهای مهم و فوری به فهرست فعالیتهایتان افزوده میشود.
با این حال، اگر از مثالهای خاص در حدی که مطرح شد بگذریم، بیتوجهی به اولویت بندی کارها یکی از مهمترین عواملِ پُر شدنِ سبدِ فعالیتهای مهم و فوری است.
اغلب کارهایی که در زندگی ما ارزش واقعی و ماندگار ایجاد میکنند، در این دسته قرار میگیرند.
اگر امروز ورزش نکنید، اگر برای یادگیری خود وقت نگذارید، اگر زبان دوم یا سوم خود را تقویت نکنید و اگر شبکه سازی نکنید، هیچکدام در این لحظهی مشخص، به شما آسیب نمیرسانند.
اما در بلندمدت، فرصتهای بسیاری را از شما میگیرند و ممکن است بحرانهای متعددی را برایتان ایجاد کنند.
به همین علت، بلافاصله پس از کارهای مهم و فوری (که باید به تدریج، کم و کمتر شوند) برای کارهای مهمِ غیرفوری وقت بگذارید.
دو مورد از بهترین برخوردها با چنین کارهایی، تفویض و زمانبندی مجدد است.
اگر بتوانید این کارها را به افراد دیگری واگذار کنید، یا اینکه زمانشان را جابجا کنید، فرصت بیشتری برای کارهای مهم ایجاد خواهد شد.
مثلاً شاید بشود همکار شما به جای شما در یکی از جلسات کاری شرکت کند (بخشی از جلساتی که مدیران، میکوشند اهمیتِ حضور خود را در آنها اثبات کنند، بدون حضور مدیر و توسط نمایندهی او، میتواند با همان کیفیت یا حتی با اثربخشی بالاتر برگزار شود).
همچنین اگر کارهای مهمِ فوری و مهمِ غیرفوری شما باقی مانده است، شاید مناسب باشد با یک تماس تلفنی، قرارِ تفریحی خودتان با یک دوست قدیمی را جابجا کنید. با این کار، به تدریج یاد میگیرید که برای برخی قرارها و دیدارها کمتر وقت بگذارید و آگاهانهتر برنامهریزی کنید؛ تا هر روز مجبور به تماس گرفتن و عذرخواهی و تغییر برنامه نشوید.
[ درس مرتبط: تکنیک دن اریلی دربارهی برنامه ریزی برای آینده ]
چک کردن پستها و استوریهای دوست و آشنا در اینستاگرام، پیگیری اخبار در زمینههایی که تأثیر مستقیم روی زندگی امروز و تصمیمهای فردای ما ندارند، وقت گذاشتن برای رسانههای زرد و به طور کلی، بخش قابل توجهی از حضور آنلاین ما، در این دسته قرار میگیرند.
البته کارهای غیرمهم و غیرفوری، مصداقهای بسیار بیشتری دارند و اگر زندگی افراد معمولی و کسانی که به رشد و موفقیتی درخور دست نیافتهاند جستجو کنید، میتوانید نمونههای فراوانی از آنها را بیابید.
ممکن است در نگاه نخست، چنین بهنظر برسد که ماتریس آیزنهاور، صرفاً برای رهایی از لیست بلند کارهای روزانه (از خرید گوشت و مرغ تا خشکشویی و تنظیم ساعت جلسات) مفید است.
اما به این نکته توجه داشته باشید که این ماتریس، یک ابزار عمومیِ اولویت بندی است و میتواند کاربردهای بسیار بیشتری داشته باشد.
به این مثالها توجه کنید:
منبع : سایت متمم